Zastanawiasz się nad skorzystaniem z usług firmy profesjonalnie niszczącej dokumenty, ale nie wiesz, jak dokładnie miałoby to wyglądać? Trapią Cię różnorakie pytania i wątpliwości? Nie wiesz, czy takie rozwiązanie to dobre wyjście dla Twojego przedsiębiorstwa? Jeśli nie radzisz sobie z właściwym niszczeniem dokumentów samodzielnie, warto skorzystać z pomocy firmy outsourcingowej. Taka współpraca przebiega według ściśle ustalonego schematu, który znajdziesz poniżej. Sprawdź, jak wygląda niszczenie z firmą zewnętrzną, a na pewno nabierzesz pewności do słuszności tej metody!
Etap I: Zamówienie usługi
Kiedy już zdecydujesz się na właściwego wykonawcę usługi, wystarczy, że zadzwonisz lub napiszesz maila – i to właściwie wszystko co musisz zrobić ze swojej strony. Proste, prawda? Wystarczy umówić się na konkretny termin, a resztę zrobią za Ciebie pracownicy firmy niszczącej dokumenty, którą wybrałeś. Jeśli termin już ustalony to pozostaje cierpliwie poczekać.
Etap II: Odebranie dokumentacji
To już dziś, tak? Przedstawiciele firmy pojawią się u Ciebie w wyznaczonych godzinach i odbiorą całą dokumentację, której chcesz się pozbyć. Dokumenty lub inne nośniki danych zostaną zapakowane do specjalnych kontenerów, które przed załadowaniem do samochodu zostaną opatrzone jednorazowymi plombami bezpieczeństwa, tak abyś miał pewność, że nikt ich nie otwierał podczas przewozu. Postępowanie według ściśle określonych zasad bezpieczeństwa to swoiste ABC takich firm. Zastanawiasz się, czy musisz w jakiś specjalny sposób przygotować materiały przeznaczone do zniszczenia? Otóż nie! Zabrane zostanie wszystko co wskażesz: teczki, segregatory, skoroszyty, kartony etc. Jednak im lepiej przygotowane zostały dokumenty, tym więcej zmieści się w kontenerze, a to właśnie za liczbę wykorzystanych pojemników płacisz. Jeśli liczy się dla Ciebie oszczędność, być może warto poświęcić jakiś czas, aby posegregować materiały. Nie musisz w żaden sposób pomagać pracownikom firmy niszczącej dokumenty w wynoszeniu akt, wystarczy, że wskażesz im, co dokładnie ma zostać zabrane, a oni zajmą się resztą.
Etap III: Transport
Dokumenty zostaną załadowane do monitorowanego satelitarnie pojazdu, ale przed ich wyruszeniem w drogę powinieneś poświęcić jeszcze chwilę na dopięcie formalności. Oprócz standardowej umowy-zlecenia warto podpisać także umowę powierzenia danych (w przypadku, gdy utylizowane dokumenty zawierają dane osobowe – pamiętaj o RODO!) oraz protokół zdawczo-odbiorczy określający, co dokładnie zostało zabrane i w jakim celu. Kilka podpisów i samochód może ruszać w drogę. Teraz Twoje dokumenty pojadą do niszczarni, gdzie zostaną ostatecznie zniszczone.
Etap IV: Utylizacja
Niszczarnia jest zamkniętym, strzeżonym i monitorowanym obiektem. To tutaj trafią Twoje dokumenty. Po dotarciu zostaną rozładowane i rozpocznie się łamanie plomb oraz otwieranie kontenerów – od tego momentu proces jest rejestrowany, tak abyś mógł na własne oczy przekonać się, że Twoje dokumenty zostaną prawidłowo i bezpiecznie zniszczone, a nie wywiezione np. do lasu. No, dobrze. Wszystko zostało wypakowane, co teraz? Pracownicy firmy posegregują otrzymane materiały – większość firm profesjonalnie niszczących dokumenty działa w ten sposób w trosce o środowisko naturalne i wydajny recykling. Papier do papieru, plastik do plastiku, metal do metalu… Chyba jasne, prawda? Teraz dokumentacja może trafić do przemysłowych niszczarek, które spełniają wymagania normy DIN 66399 określającej, w jaki sposób powinny być niszczone dokumenty przy zastosowaniu metody mechanicznej. Chwila pracy maszyn i to, co kiedyś było dokumentacją, jest obecnie ścinkami pociętymi na setki tysięcy kawałeczków, sprasowanymi w bele, które zyskają drugie życie dzięki recyklingowi.
Etap V: Potwierdzenie wykonania usługi
Pamiętasz rejestrację procesu niszczenia dokumentów? To nie jedynie potwierdzenie zniszczenia. Razem z płytą z nagraniem otrzymasz certyfikat potwierdzający utylizację akt. Od tego momentu dokumentacja, którą oddałeś firmie niszczącej dokumenty, przestaje istnieć także w sposób formalny. I na tym kończy się cały proces niszczenia przy skorzystaniu z usług firmy zewnętrznej. Całość przebiega w sposób zgodny z prawem, szybki i bezpieczny.
