Spośród wielu wymogów stawianych przez pracodawców, do najczęstszych (obok doświadczenia) należy umiejętność organizacji projektów. Wyznaczanie poszczególnych celów i zadań w odpowiednich ramach czasowych przy niejednokrotnie ograniczonym budżecie wymaga umiejętności twardych (takich jak wiedza merytoryczna z zakresu zarządzania) oraz kompetencji miękkich (np. umiejętności społeczne upraszczające pracę w zespole). Tego typu cechy są niezbędne również wśród osób prowadzących własną firmę. Odpowiednie zarządzanie projektami jest jedną z tych interdyscyplinarnych umiejętności, które pomogą osiągnąć wyznaczony cel, niezależnie od wykonywanego zawodu czy stanowiska.
Projekt
Według definicji nauk o zarządzaniu projekt jest przedsięwzięciem doprowadzającym do utworzenia produktu bądź usługi. Ma on określone ramy czasowe, jest unikatowy (niepowtarzalny) oraz charakteryzuje się pewną złożonością. Istnieje wiele kryteriów, umożliwiających odpowiednią jego klasyfikację (np. ze względu na obszar zastosowań, oczekiwaną rentowność czy rodzaj wykorzystywanej technologii). O złożoności świadczą etapy (fazy cyklu życia) projektu:
- Koncepcja – wstępne określenie idei oraz celu wraz z jego problematyką, także zapoznanie się ze środowiskiem charakterystycznym dla zakresu przyszłego projektu.
- Definicja projektu – analiza czynników mających potencjalny wpływ na (nie)korzyść projektu, możliwości realizacji przedsięwzięcia oraz kosztów, utworzenie harmonogramu.
- Plan projektu – utworzenie struktury zarządzania wraz z podziałem obowiązków, próba określenia kosztów oraz czasu, a także optymalizacja procesów; utworzenie planów awaryjnych w razie niepowodzenia.
- Realizacja – wykonanie założeń zbliżających do osiągnięcia wyznaczonego celu zgodnie z planem i harmonogramem; rozwiązywanie problemów w przypadku ich wystąpienia.
- Zakończenie – ocena i tworzenie raportów projektu wraz z archiwizowaniem innych powiązanych z nim dokumentów.
Zarządzanie projektami
Zarządzanie projektami można określić jako zestaw różnych czynności, które przybliżają nas do osiągnięcia wyznaczonego celu. Zależne są one od etapu realizacji przedsięwzięcia i zasobów, które wyznaczono na jego realizację. Im projekt jest bardziej rozbudowany, tym trudniej jest nim zarządzać. Dodatkowo mogą pojawić się problemy związane z aktualizacją i przesyłaniem informacji w bardzo krótkim czasie (co wymaga pełnego zaangażowania od współpracowników nie tylko w obrębie wydzielonej grupy, ale także między kooperacyjnymi zespołami).
Innowacje technologiczne
Na rynku istnieje wiele programów do zarządzania projektami. Ułatwiają one planowanie, zarządzanie i realizację poszczególnych przedsięwzięć. Przykładem może być program FlexiProject. Rozwiązania IT dla biznesu w znacznym stopniu upraszczają organizację oraz wymianę informacji. Sugerowane metodyki zarządzania projektami, a także szeroki zasób narzędzi do planowania w znacznym stopniu automatyzują i systematyzują komponenty wykonawcze projektu. Dodatkową zaletą programu jest możliwość monitorowania statusu prowadzonego projektu oraz tworzenie potrzebnych raportów na potrzeby menagerów i kadry zarządczej.
Umiejętne tworzenie i zarządzanie w znacznym stopniu wpływa na jakość oraz szybkość wykonywanego projektu. Efektywność prac można zwiększyć poprzez wdrożenie odpowiedniego systemu do zarządzania projektami, który ułatwi nam przyjęcie harmonogramu i realizację poszczególnych zadań przybliżających nas do osiągnięcia założonego celu przedsięwzięcia.
