Obowiązkiem niektórych podmiotów jest powołanie Inspektora Ochrony Danych. Jego działalność jest związana z ogromną odpowiedzialnością, a także wymaga biegłej znajomości przepisów prawa, jak również dysponowania umiejętnościami praktycznego ich zastosowania.

Wyznaczenie IOD jest konieczne wtedy, gdy:

  • przetwarzania dokonują podmoty publiczne (poza sądami w zakresie sprawowania przez nie wymiaru sprawiedliwości);
  • główna działalność administratora lub podmiotu przetwarzającego polega na operacjach przetwarzania, które ze względu na swój charakter, zakres lub cele wymagają regularnego i systematycznego monitorowania osób, których dane dotyczą, na dużą skalę; lub
  • główna działalność administratora lub podmiotu przetwarzającego polega na przetwarzaniu na dużą skalę szczególnych kategorii danych osobowych (np. danych o stanie zdrowia, danych biometrycznych, przekonaniach wyznaniowych, politycznych) oraz danych osobowych dotyczących wyroków skazujących i naruszeń prawa

RODO pozwala na dwie możliwości powołania Inspektora Ochrony Danych, a mianowicie stworzenie stanowiska w wewnętrznych strukturach, czyli tak zwany wewnętrzny IOD, bądź zlecenie tej funkcji podmiotowi zewnętrznemu czyli zewnętrzny IOD. Warto mieć na uwadze, iż zdecydowanie się na drugie rozwiązanie, a zatem wybór niezależnych oraz dyspozycyjnych i doświadczonych ekspertów związany jest z licznymi korzyściami.

Wybór outsourcingu w zakresie IOD pozwala organizacji na uzyskanie szeregu korzyści. Do najważniejszych należy:

  • redukcja kosztów, ponieważ powołanie wewnętrznego IOD skutkuje koniecznością zapewnienia osobie na tym stanowisku środków na rozwój oraz regularne szkolenia, zaś w przypadku outsourcingu IOD nie ma takiej konieczności;
  • IOD wewnętrzny, jeżeli jednocześnie dzieli zadania IOD z innymi funkcjami (np. jak często to wynika z praktyki, będąc na stanowisku w Dziale Administracji czy Kadr) może również uskarżać się na nadmiar obowiązków, co nie pozwoli mu na należyte skupienie się na ochronie danych, natomiast zewnętrzny IOD, dzięki stałej pracy z klientami, nieustannie śledzi przepisy, a więc jest zawsze na bieżąco, skupiając się jedynie na ochronie danych;
  • osoba pełniąca funkcję wewnętrznego IOD może być w praktyce wielozadaniowa, co również może powodować, iż ochrona danych w organizacji nie będzie wystarczająca, natomiast IOD zewnętrzny koncentruje się wyłącznie na kluczowych zadaniach dotyczących ochrony danych;
  • IOD wewnętrzny cierpi również na brak wsparcia ze strony innych ekspertów, podczas, gdy outsourcing IOD pozwala organizacji na korzystanie z doświadczania całego zespołu specjalistów w ochronie danych;
  • w przypadku wewnętrznego IOD problemem może być brak obiektywizmu, ponieważ relacja, jaka zachodzi między kierownictwem a podwładnym, pełniącym obowiązki IOD, może stanowić zagrożenie dla jego niezależności, podczas gdy zewnętrzny IOD nawiązuje partnerską współpracę z organizacją, a to pozwala mu na zachowanie należytego obiektywizmu;
  • chociaż IOD wewnętrzny zna doskonale strukturę organizacji, zewnętrzny IOD poznając ją od podstaw, szybciej wychwyci wszelkie niedociągnięcia.  

Co zyskuje organizacja dzięki outsourcingowi IOD?

Przejęcie obowiązków IOD przez profesjonalną zewnętrzną firmę zdejmuje z Państwa barków szereg problemów. Outsourcing IOD zapewnia nadzór, wspomaganie oraz reprezentowanie ADO w sprawach, które dotyczą ochrony danych osobowych. Organizacja, która zdecydowała się na powierzenie funkcji IOD specjalistom zewnętrznym, może liczyć przede wszystkim na:

  • doradztwo dotyczące przepisów oraz dobrych praktyk ochrony danych osobowych, jakich spełnianie zapewnia przetwarzanie danych zgodnie z obowiązującymi przepisami;
  • regularne przeprowadzanie audytów zgodności organizacji z obowiązującymi przepisami prawa, a także z wewnętrznymi procedurami, które tworzą kompleksową politykę bezpieczeństwa;
  • systematyczne szkolenia, które podnoszą świadomość pracowników, dotyczącą obowiązków związanych z przetwarzaniem danych osobowych;
  • opracowanie adekwatnych procedur, które dotyczą ochrony danych osobowych;
  • wsparcie w kontakcie z Prezesem UODO, a także udział w kontrolach, prowadzonych przez inspektorów organów nadzoru oraz prowadzenie korespondencji i konsultacji, jak też pomoc w zgłaszaniu incydentów;
  • rozpatrywanie ewentualnych skarg dotyczących działalności organizacji, które są związane z przetwarzaniem danych osobowych.

Zlecenie pełnienia funkcji IOD zewnętrznej firmie umożliwia skorzystanie ze specjalistycznej wiedzy i doświadczenia na temat ochrony danych, wypracowanych i sprawdzonych w praktyce metodyk działania, gwarantuje również większą niezależność oraz dyspozycyjność zespołu. Warto jednak postawić na firmę, która może poszczycić się renomą, zatrudniającą wysoko wykwalifikowanych ekspertów ochrony danych osobowych,  dysponujących wiedzą z zakresu prawa, bezpieczeństwa IT, a także gwarantującą szybką ich dostępność w przypadku incydentu. Dobry IOD zewnętrzny zapewnia organizacji nie tylko wiedzę o tym, jak powinna funkcjonować, ale również zyskuje ona dzięki temu pewność prawnego środowiska, w jakim operuje, co pozwala jej skupić się na podstawowym przedmiocie swojej działalności. 

Źródło: iSecure – ochrona danych osobowych

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here